چندین گام برای مدیریت موفق زمان وجود دارد که عبارتند از : تعیین اهداف، اولویت بندی آن ها، برنامه ریزی هفتگی، مشخص کردن فعالیت‌های روزانه، تعیین محدودیت زمانی برای انجام فعالیت‌ها و غیره (منوریان، ۱۳۷۱).
به دلیل تغییرات پرشتابی که در زمان رخ می‌دهد، زمان از ارزش و اهمیت خاصی برخوردار شده است، به طوری که امروزه کشورهای مترقی و در حال توسعه را بر اساس کندی و تندی تغییرات با یکدیگر مقایسه می‌کنند (ابراهیمی، ۱۳۷۳).
بسنده کردن به دانش کاربردی، یکی از روش های صرفه جویی در زمان است. زیرا زمان یکی از منابعی است که هیچ کس نمی تواند برای شما به وجود آورد، اما افراد موفق، همگی محتکر زمان هستند و بر اصل و اساس هر وضعیت تمرکز می‌کنند، آنچه را که نیاز دارند بر گرفته و با بقیه آن کاری ندارند. ناگفته نماند که چنین کسانی اگر در موردی بخواهند بیشتر بدانند، وقت بیشتری صرف خواهند کرد (رضائیان، ۱۳۷۲).
زمان‌های از دست رفته، بازگشتنی نیستند و شاید این بی رحمانه‌ترین قوانین باشد، زمان همانند تیری است که از کمان که رها شد، هرگز باز نمی گردد و با شتاب هر چه تمامتر به پیش می‌رود. شما همیشه می‌توانید کار جدیدی آغاز و یا ثروت تازه ای کسب کنید، اما هرگز قادر به توقف زمان نخواهید بود. زمان گرانبها ترین و ضروری ترین منبع است و هیچ چیز جای وقت از دست رفته را نمی گیرد (زالی، ۱۳۷۵).
امروزه به مدد ارتباطات نزدیک جهانی و سرعت انتقال اطلاعات، ارزش‌ها در مقاطع کوتاه زمانی ارزیابی می‌شود و توفیق، از آن کسانی است که از سرعت عمل بیشتری برخوردار بوده اند. وجه مشترک تمام این سرعتها، عامل زمان یا وقت است (رضایی مقدم، بخشی جهرمی، ۱۳۷۶).
ابراهیمی (۱۳۷۳) می‌گوید : در هر جامعه، از زمان برداشت‌های خاصی وجود دارد، ولی کلاً معنای حقیقی زمان غیر قابل درک است و آنچه را که وقت می‌نامیم، در حقیقت وقتی است که در اختیار داریم و به گفته ژان ماتریکون «زمان هم آشنا ترین و هم گیج کننده ترین مفاهیم است. »
مفهوم کلی مدیریت زمان این است که توفیق در انجام حجم قابل ملاحظه ای کار، در مدت زمان محدود که لزوماًً با کار سخت و تلاش بیشتر حاصل نمی شود، بلکه کافی است اندکی از هوش و ذکاوت خود بهره بگیرید (جمسی، ۱۳۷۶).
زمان جزء منابع مهم آموزش و پرورش محسوب می‌شود و استفاده از وقت تمام فعالیت‌های مدرسه را در بر می‌گیرد. مدیر برای امر مدیریت، معلم برای تدریس، محصل برای انجام دادن تکالیف و خانواده برای کمک به دانش آموز، با عامل زمان سروکار دارند. با وجود آنکه زمان منبع ضروری و ارزشمندی است، ماهیت مبهمی دارد. زمان را نمی توان دید، لمس کرد و یا تعریفی از آن به دست داد، اما می‌توان زمان را توصیف کرد، اندازه گرفت و به شیوه ای سازمان یافته از آن استفاده کرد.
زمان با وجود گذرا بودن، پایان ناپذیر نیز هست. زمان منبع محدود کمیابی است که به ندرت برای استفاده بهینه از آن برنامه ریزی می‌شود و اغلب برای انجام دادن وظایف، ناکافی است (صفوی، ۱۳۷۱).
زمان یکی از عوامل استرس زا است. دایم در حال شتاب بودن، استرس آور است. در دنیای کاری امروز، وقت با ارزش است. به همین دلیل دوره های مدیریت زمان، اجرا می‌شود. قصور در برنامه ریزی و انتظار مسائل و مشکلات را داشتن، تعداد بحران‌ها را در حیطه مدیریت افزایش می‌دهد. هر بحرانی به بحرانی دیگر می انجامد و سبب افزایش میزان فشار روانی (استرس) می‌شود (زالی، ۱۳۷۵).
«در ایام جوانی که آغاز زندگی شغلی فرد محسوب می‌شود، ساعاتی که صرف کار می‌شود، قسمت اعظم وقت وی را تشکیل می‌دهد، اما همچنان که عمر می‌گذرد و شخص به سنین بالاتر گام می‌نهد، باید در بودجه بندی وقت خود تجدید نظر کند. استفاده مؤثر از زمان در زندگی روزمره ما و در طول زندگی، راز کامیابی و موفقیت ماست. » (الوانی، ۱۳۷۴، ص. ۱۶).
اجرای مدیریت زمان در واحدهای آموزشی، مستلزم ۳ مرحله می‌باشد :
الف : استفاده مطلوب از زمانی که طی خدمت از دست می‌رود : در طی ساعات درسی زمانهایی پیش می‌آید که دانش آموزان و معلمان، بدون هدف و بیکار در حیاط مدرسه، زمان را می‌گذرانند. پس با برنامه ریزی مناسب زمانی، می‌توان هر گروه را به کاری مفید تشویق کرد.
ب: بهره گیری از زمانی که در غیر ساعات خدمتی (طی سال) می‌توانیم از آن بهره گیریم : با برنامه ریزی مدیریت زمان، معلمان علاقمند می‌توانند ساعاتی از وقت خود را اختصاص به رفع عقب ماندگی‌های ساعات خدمتی خود و رفع اشکالات دانش‌آموزان ضعیف نمایند.
ج: استفاده بهینه از زمانی که شامل تعطیلات رسمی و تابستانی می‌باشد : با بهره گرفتن از مدیریت زمان، می‌توان برای روزهای تعطیل نیز برنامه ریزی کرد، به عنوان مثال : ثبت نام دانش آموزان با شهریه مناسب در مدارس در کلاس‌های درسی، ورزشی و هنری و غیره.
همچنین به کارگیری معلمان با تعیین حقوقی مناسب از شهریه دانش آموزان (به دستور آموزش و پرورش )، در نتیجه دانش آموزان در تعطیلات، وقت خود را به بطالت نگذرانده و در مدارس، در رشته مورد علاقه مشغول فعالیت می‌شوند و همچنین از تجربه و زمان معلمان علاقمند، استفاده شده و هزینه ای برای آموزش و پرورش نیز نخواهد داشت (دیهیمی، ۱۳۷۸).
«امروز جهان مشحون از چیزهایی گرانبهاست، خانه، زمین، اموال و غیره، اما پر ارزش ترین آن ها زمان است. هیچ جنگاوری بالاتر از زمان نیست و تنها زمان است که فاتح نهایی است. اتلاف وقت حتی از هدر دادن پول هم اسفناکتر است، زیرا شما همیشه قادر به تحصیل پول خواهید بود، اما زمان هرگز باز نمی گردد. » (کیم – وو- چونگ ؛ مترجم : سوری، ۱۳۷۲، ص. ۸۵-۸۴).
دراکر[۲۳۲](۱۹۶۱) معتقد است که زمان کمیاب ترین منبع است و اگر کنترل و مدیریت نگردد، هیچ چیز دیگری نمی تواند کنترل شود (دراکر، ۱۹۶۱).
مکنزی[۲۳۳](۱۹۹۳) چنین اظهار می‌کند که زمان تنها منبعی است که به محض دستیابی به آن می‌باید مصرف شود و نرخ مصرف آن نیز ثابت است، شصت ثانیه در هر دقیقه و شصت دقیقه در هر ساعت. به این ترتیب ما نمی توانیم زمان را اداره کنیم بلکه فقط می‌توانیم خودمان را در ارتباط با زمان اداره نماییم. به این تعبیر که مقدار زمانی که در اختیار ماست قابل کنترل نیست و ما فقط می‌توانیم نحوه استفاده از آن را کنترل کنیم. ما همچنین در مورد مصرف شدن اصل زمان اختیاری نداریم، بلکه فقط نحوه مصرف آن به ما مربوط می‌شود. زمانی را هم که تلف کرده ایم، دیگر از دست رفته و جایگزین نمی شود (مکنزی، ۱۹۹۳).
لیکین [۲۳۴](۱۹۷۳) متخصص در مدیریت زمان، توصیه هایی را ارائه داده است که چنانچه افراد آن ها را اعمال نمایند، در بعد مدیریت زمان موفق می‌گردند، از جمله هدفدار بودن، برنامه ریزی داشتن، توجه نمودن به نظم و ترتیب، را می‌توان نام برد. همچنین اولویت بندی امور، تعیین وقت قبلی و تقریبی برای هر کار، بازنگری امور و رعایت تنوع و تعادل را می‌توان ذکر کرد (لیکین، ۱۹۷۳ ؛ به نقل از شیخ نظامی، ۱۳۷۶).
