“کانون توجه مدیریت پورتفولیوی در یک سطح متراکم است. هدف اولیه شناخت، انتخاب، سرمایه گذاری، نظارت و نگهداری ترکیب مناسبی از پروژه ها و ابتکارات لازم برای به دست آوردن اهداف و مقاصد سازمان است.”
مدیریت پورتفولیوی، توجه روی انبوه هزینه ها، ریسک‌ها، و بازگشت همه پروژه های داخل پورتفولیوی و سبک و سنگین کردن گوناگون از میان آن ها را شامل می شود. مطمئنا” مدیر سبد پروژه ها نگران سلامت و خوب بودن هر پرژه که در سبد می‌باشد نیز می‌باشد. در ادامه، تصمیمات سبد پروژه روی تعیین ترکیب صحیح پروژه ها و سطح صحیح سرمایه گذاری روی هر کدام از پروژه ها انجام می‌گیرد. خروجی، بهترین تعادل بین ابتکارات جدید استراتژی و گذشته است. مدیریت سبد یک سلسله از مناسبات ویژه پروژه مثل ROI,NPV,IRR دوره بازگشت و جریان نقدینگی و سپس تنظیم مناسب برای ریسک است. (کرزنر،۲۰۰۴،ص۸۶۴)
در جدول زیر ویژگی ها و تفاوت‌های مدیر پروژه و مدیر پورتفولیوی پروژه آورده شده است.
۲-۲-۱۴ مدل بلوغ سیستم مدیریت سبد پروژه
در پی تحقیقی که توسط مارک جفری از دانشگاه مدیریت در شهر نورث وسترن انجام پذیرفت بلوغ سیستم مدیریت سبد پروژه در طی چهار مرحله حاصل می شود. جدول زیر شرایط و ویژگی هایی که نشان از سطح بلوغ مدیریت سبد پروژه را دارد نشان می‌دهد.(جفری ،دانشگاه نورث وسترن)
(جدول ۲-۲) بلوغ مدیریت سبد
شکل زیر منحنی بلوغ مدیریت سبد پروژه را نشان می‌دهد.
(شکل۲-۹) بلوغ مدیریت سبد
در تشریح سطوح بلوغ یافتگی نظام مدیریت سبد پروژه مطابق جدول می توان چنین استنباط نمود که در پایین ترین سطح، پروژه های سازمان بنا بر قضاوت‌های فردی و سلیقه ای و بدون برخورداری از پشتوانه های علمی و تحلیلی مربوط به توجیهات اقتصادی و امکان سنجی دقیق آغاز می‌شوند و همچنین برای پیشبرد پروژه ها تصمیمات ناهماهنگ و بعضا” متناقضی توسط مدیران پروژه اتخاذ می‌گردد که این امر می‌تواند دردراز مدت لطمات جبران ناپذیری را بر بدنه سازمان وارد کند.
اما در سطح دوم یا به عبارتی سطح رشد مدل بلوغ به تدریج روش‌ها، فرایندها و دستورالعمل ها به صورت مکتوب تهیه و در دسترس کارکنان قرار می‌گیرد. همچنین از دیگر اقداماتی که در این سطح بایستی صورت گیرد تشکیل دفتر مدیریت پروژه می‌باشد. وجود مرکزیتی در سازمان جهت نگهداری و ثبت اطلاعات و مستندات مربوط به پروژه های سازمان برای انجام مطالعات تحلیلی و ارزیابی فنی و اقتصادی نیز از دیگر فعالیت‌هایی است که می بایست در این سطح انجام پذیرد. اما از دیگر کمبودهایی که ممکن است کماکان در این سطح وجود داشته باشد آن است هنوز توافق جمعه بین مدیران پروژه در خصوص جایگاه پروژه در کل سازمان وجود ندارد و کماکان تمایل دارند بدون در نظر گرفتن اهداف و مأموریت سازمان، پروژه خود را به پایان برسانند و معتقدند که عملکرد پروژه بر عملکرد مجموعه سازمان اولویت دارد.
اما در سطح سوم بلوغ یافتگی نظام مدیریت پروژه به تدریج مدیران پروژه در می‌یابند که می بایست برای حمایت از عملکرد سازمان منافع و خط حرکتی پروژه تحت سرپرستی خود را با منافع و استراتژی سازمان هم‌راستا سازند و چه بسا در پس این همراستایی بتوانند از حس همجواری با سایر پروژه ها برخوردار شوند و از این همکاری مزایایی را مانند انتقال و تبادل تجارب و آموخته ها، تأمین منابع و پشتیبانی مادی و معنوی دریافت کنند. در این سطح همچنین از ابزارها و تکنیک‌های تحلیل مالی برای ارزیابی و تعیین نقاط قوت و ضعف پروژه ها استفاده می شود و نتایج به دست آمده در بهبود وضعیت موجود به کار برده می‌شوند.
در آخرین سطح از سطوح بلوغ مدیریت سبد پروژه، مدیران پروژه با فرایندهای مدیریتی پیشرفته به خصوص در عرصه مدیریت پروژه مجهز شده اند و در هر لحظه و در هر مقطع از چرخه حیات پروژه می‌توانند به بازبینی و تصحیح امور بپردازند و هر گونه مغایرتی را در سریع ترین زمان بر طرف کنند. در این سطح برای مدیریت ارشد سازمان نیز امکان فراهم می‌گردد تا با بهره گرفتن از داشبورد مدیریت در یک نگاه وضعیت کلیه پروژه ها مورد بررسی قرار دهند و در صورت بروز انحراف عملکرد پروژه ها از مأموریت اصلی سازمان اقدامات اصلاحی برای حفظ هم راستای پروژه ها شناسایی و به معرض اجرا گذاشته شود.
۲-۲-۱۵ دفاتر مدیریت پروژه
همان طور که در مدل نظام مدیریت سبد پروژه ذکر شد، تشکیل دفتر مدیریت پروژه یکی از اقداماتی است که برای دستیابی به وحدت بخشی به رویه ها و ایجاد نظام های یکپارچه می بایست انجام پذیرد. توجه به شرح ماهیت وجودی اینگونه دفاتر در سازمان‌های پروژه ای در این مقاله از آن رو است که از طریق این دفاتر بسیاری از امور مربوط به هدایت پروژه های سازمان تعریف و رهبری می‌شوند.
-
- دفتر مدیریت پروژه سازمانی است حمایتی برای تضمین، تدوین و به کارگیری ” بهترین اقدامات” در مدیریت پروژه و ارائه خدمات پشتیبانی به متولیان و خبرگان مدیریت پروژه برای دستیابی به سطوح بهینه عملکرد در پروژه ها.
-
- دفتر مدیریت پروژه مرکزی است برای: تدین استانداردهای مدیریت پروژه ، بهبود تعاملات و ایجاد اهرمی برای استفاده بهتر از منابع سازمان، کاهش ضایعات و اثرات منفی شکست‌های پروژه بر بهره وری و اثر بخشی کل سازمان، ترویج و ترغیب به تعالی مدیریت پروژه در کلیه پروژه های سازمان.
- دفتر مدیریت پروژه سازمانی است برای ایجاد الگوی ذهنی پروژه گرا که از طریق معرفی و استفاده از ابزارها و متدولوژی های مختلف سعی می‌کند ضمن ایجاد تعهد و توانمند سازی پروژه ها در نهایت درجه موفقیت و بهبودی ستانده های پروژه ها را افزایش دهد.
شکل زیر نحوه تعامل و تقابل فعالیت‌های دفتر با سایر ارکان سازمان پروژه را نشان می‌دهد. (زارع اشکذری،۱۳۸۴)
(شکل۲-۱۰) نقش دفتر مدیریت پروژه(زارع اشکذری،۱۳۸۴)
همان طور که در شکل دیده می شود، نقش دفتر مدیریت پروژه پس از برنامه ریزی استراتژیک و تعیین اولویت‌های راهبردی که توسط مقامات ارشد که خط مشی سازمان را ترسیم می‌کنند آغاز می شود و مطابق شکل مشخص است که این دفتر در ابتدا می بایست به تحلیل پروژه هایی که توسط خط مشی گذاران و سیاستگذاران مشخص شده بپردازد و البته این مسأله را باید با توجه به معیارهای مختلفی چون ظرفیت‌های داخلی ، منابع در دسترس و … انجام دهد و در نهایت سبدی متشکل از پروژه های قابل اجرا و برنامه ریزی را تعریف کند.
اما پس از تعیین سبد پروژه های سازمان و اجرای فازهای مختلف پروژه ها توسط مدیران مربوطه، دفتر مدیریت پروژه ضمن حفظ خود در تعیین پروژه های جدید موظف است در قبال پروژه هایی که وارد مراحل اجرایی شده اند خدمات ویژه ای را به متصدیان آن ها ارائه دهند. برخی از این خدمات عبارتند از: تدوین استانداردهای مدیریت پروژه، ارزیابی منابع، برنامه ریزی پروژه ، بازبینی پروژه و اجرایی سازی پروژه های مصوب. (زارع اشکذری،۱۳۸۴)
۲–۲-۱۶ گروه مدیریت پورتفولیوی پروژه۱ کیست؟
