۳-۱-۱- تکمیل کاداستر شهری، ساماندهی بانک جامع املاک و صدور اسناد مالکیت در سیستم کاداستر
طی بیش از یکصد سال فعالیت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، اسناد مالکیت به صورت دفترچه ای و در انواع ۸، ۱۶ و ۳۲ برگ دست‌نویس صادر می گردید که این شیوه سنتی به دلیل وجود آسیب هایی نظیرجعل، امکان ایجاد جابجایی، تعارض املاک، تعدی اشخاص به حریم های مجاور،وجود اشتباهات ثبتی در اسناد، مستلزم واکاوی و بازنگری بود.این سازمان با اتخاذ سیاست‌های دقیق، ضمن تسریع در اجرای کاداستر اراضی شهری که اجرای آن از سال ۱۳۷۳ آغاز و تا سال ۱۳۸۸ کمتر از پنجاه درصد آن انجام شده بود، نسبت به تکمیل آن و آغاز اجرای کاداستر پوششی کشور اقدام و تبدیل اسناد مالکیت از شکل دفترچه ای به اسناد مالکیت کاداستری تک برگ را در دستور کار خود قرار داده و در حال حاضر ۷/۹۹ درصد از مجموع اسناد مالکیت، در سیستم کاداستر و به صورت مکانیزه صادر می‌گردد.چاپ سند به صورت سیستمی، ذخیره سازی اطلاعات ملک در بانک جامع املاک، درج کدپستی و کد ملی، درج مختصات جهانی موقعیت ملک، ترسیم نقشه کاداستر ملک، شفاف سازی و رقومی نمودن اقلام اطلاعاتی، رفع تعارض در مالکیت ها، انطباق اطلاعات حقوقی پلاکها با نقشه های هوایی، ایجاد قابلیت لازم به منظور جستجوی موقعیت دقیق ملک و نصب هولوگرام امنیتی بر روی سند از جمله مزایای سند کاداستری است که به آن اشاره گردید.
۳-۱-۲- حذف اوراق بهادار و اجرای سامانه ثبت الکترونیک اسناد رسمی:
طی ده‌ها سال فعالیت دفاتر اسناد رسمی، اسناد تنظیمی بر روی اوراق بهادار و به صورت دست‌نویس صادر می گردید که این شیوه سنتی به دلیل وجود آسیب هایی نظیر عدم شفافیت عملکرد دفاتر اسناد رسمی و وجود میلیون‌ها مکاتبه کاغذی و عدم دقت در این مکاتبات و مفاسد ناشی از آن، در راستای سیاست های سازمان ثبت اسناد و املاک از جمله شفاف سازی نقل و انتقالات و معاملات رسمی، ایجاد و تسهیل و تسریع در ارائه خدمات ثبتی به ذینفعان و کاهش مراجعات حضوری و ارتقای سلامت اداری با تولید و استقرار سامانه ثبت الکترونیک اسناد تغییر پیدا کرد.با اجرایی شدن ثبت الکترونیک اسناد، تنظیم و صدور تمامی اسناد رسمی و همچنین استعلامات و صدور خلاصه معاملات در دفاتر اسناد رسمی، از طریق سامانه و به صورت متمرکز انجام می پذیرد و این سیستم باعث شفاف سازی درمیلیون هاسند رسمی،حذف ده‌ها میلیون اوراق بهادار،امکان نظارت وگزارشگیری برخط،انضباط مالی در نقل و انتقالات ، ایجاد شفافیت لازم در درآمدهای وصولی سازمان، تمرکز اطلاعات پرداختی، حذف هزینه های ناشی از تردد میلیون‌ها مراجعه حضوری متقاضیان خدمت و تسهیل در فرآیندهای ارائه خدمات شده است(یولباری[۳۳]،۲۰۱۵).
۳-۱-۳- ایجاد پایگاه شناسه ملی اشخاص حقوقی کشور
با توجه به مسئولیت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در ساماندهی اطلاعات اشخاص حقوقی، طراحی و ایجاد پورتال و پایگاه شناسه ملی اشخاص حقوقی کشور در شهریور ماه ۱۳۹۰ راه اندازی گردید.در این سامانه، شماره ای یکتا و اختصاصی به همه اشخاص حقوقی کشور تخصیص یافته و امکان استعلام از پایگاه داده مرکزی برای عموم و مراکز ذیصلاح و ارائه سرویس الکترونیکی به سامانه جامع املاک، بانک‌ها و مراکز مالی به منظور استعلام از آخرین وضعیت اشخاص حقوقی فراهم گردیده است.
۳-۱-۴- ثبت الکترونیک شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری
باطراحی و راه اندازی سامانه جامع ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری، این سیستم به صورت الکترونیکی، تقاضای ثبت شرکت و مؤسسات غیرتجاری و ثبت صورتجلسات تغییرات در سراسر کشور امکان پذیر شده است و متقاضی از تمام فرایند ثبت شرکت از طریق پیام کوتاه و یا با پیگیری مستقیم از پورتال این سازمان با بهره گرفتن از کد پیگیری از وضعیت ثبت نام خود مطلع می‌گردد. ایجاد بانک اطلاعاتی کامل شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری، حذف مراجعات حضوری، مدیریت یکپارچه سیستم ثبت شرکت ها، پیشگیری از جعل و تخلفات و امکان تبادل الکترونیک اطلاعات با مراجع ذیربط در خصوص ثبت شرکت از مزایای این سامانه است .
۳-۱-۵- سیستم جامع ثبت الکترونیکی مالکیت های صنعتی
با راه اندازی سیستم جامع ثبت الکترونیکی مالکیت های صنعتیمی تواناز ویژگی های این سیستم مانند امکان دریافت، ثبت و نگهداری اینترنتی انواع اظهارنامه، مدارک و مستندات پیوست، پیگیری و اطلاع از مراحل رسیدگی به اظهارنامه از طریق اینترنت ، اطلاع رسانی به متقاضی ثبت از طریق ارسال پیامک و ایمیل، تشکیل پرونده بر اساس اظهارنامه اینترنتی ثبت شده اشاره کرد.
۳-۱-۶- خدمات الکترونیک حوزه اجرای مفاد اسناد رسمی
سیستم خدمات الکترونیک حوزه اجرای مفاد اسناد رسمی از سال ۱۳۹۲به منظور استانداردسازی و اصلاح فرایند اجرای مفاد اسناد رسمی لازم الاجرا در کلیه واحدهای ثبتی کشور استقرار یافته است که در این سیستم با ورود اطلاعات و گردش فرایند اقدامات اجرایی، دفاتر کاغذی جمع آوری و ارتباط واحدهای اجرا در سراسر کشور با یکدیگر و ستاد سازمان ثبت برقرار شده است. همچنین تسریع و تسهیل در ارائه خدمات ثبتی به ذینفعان، کاهش مراجعات حضوری، ارتقاء سلامت اداری در حوزه پرونده های اجرا و امکان تبادل الکترونیک اطلاعات با مراجع ذی ربط در خصوص پرونده های اجرا از امکانات و ویژگی های این سیستم است.
۳-۱-۷- ثبت الکترونیک وقایع ازدواج و طلاق
با طراحی و راه اندازی سامانه ثبت الکترونیک وقایع ازدواج و طلاق در سال ۱۳۹۱ ، ثبت تمامی وقایع ازدواج و طلاق در دفاتر رسمی ازدواج و طلاق از طریق سامانه و به صورت متمرکز صورت می پذیرد.با بهره برداری از این سیستم، امکان تبادل الکترونیک وقایع ازدواج و طلاق با سازمان ثبت احوال کشور، دستیابی به آمار و اطلاعات قابل اتکاء جهت تحلیل های اجتماعی در این حوزه ، امکان نظارت و بازرسی برخط این وقایع و ارائه اطلاعات لازم به مراجع ذی ربط به صورت برخط فراهم شده است.
۳-۱-۸-ایجاد سیستم ثبت آنی معاملات در دفاتر اسناد رسمی سراسر کشور
«ثبت آنی معاملات» که در برنامه پنجم توسعه پیش‌بینی شده است با الکترونیکی کردن تمامی مراحل تنظیم و ثبت نقل و انتقال اسناد رسمی، این امکان را برای دفاتر اسناد رسمی فراهم می‌کند تا در فرایند آنلاین تنظیم معاملات به پایگاه اطلاعات مورد نیاز در خصوص اشخاص حقیقی و حقوقی دسترسی داشته باشند. یکی از مزایای روش فوق این است که سازمان ثبت اسناد و امباک کشور می‌تواند بر تطبیق مدارک هویتی حین معامله نظارت داشته باشد ضمن آنکه با اطلاع از افراد ممنوع المعامله، محجور، ورشکسته و … مانع از معامله آنان و بروز مشکلات بعدی شود. البته برای این طرح مزایایی دیگری مانند کاهش هزینه های درون سازمانی، تسریع در معامله های شهروندان ضمن افزایش امنیت اسناد رسمی، کاهش تردد و کاهش بستر ارتکاب جرائم و تخلف های رایج حوزه اسناد و املاک مانند کاهبرداری و جعل نیز عنوان شده است.
به عبارتی این طرح در بلند مدت، موجب پیشگیری بسیاری از دعاوی حوزه ثبتی و کم شدن پرونده های ناشی از آن در محاکم قضایی خواهد شد. برای شهروندان نیز همواره این امکان وجود خواهد داشت که از طریق سامانه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، اصالت و صحت اسناد رسمی در معامله های خود را، بررسی کنند.
۳-۲- پیشینه تقنینی ثبت الکترونیکی در ایران و حقوق بین الملل
