- عواطف: نوع احساس گیرنده پیام، هنگام دریافت پیام بر تفسیری که او از محتوای پیام می‌کند، اثر می‌گذارد. احساسات شدید، شبکه ارتباطی مؤثر را خدشه دار می‌کند. در چنین شرایطی فرد نمی‌تواند بخردانه و معقول عمل کند و نوع قضاوت او بر پایه عاطفه و احساسات است.

- - زبان: کلام برای افراد مختلف معانی مختلف دارد. سن، میزان تحصیلات و زمینه فرهنگی سه متغیر مشخصی هستند، که کلمه ها، معانی و مفاهیمی که ما برای این کلمات قائل هستیم را تحت تأثیر قرار می‌دهند.

ارتباطات غیرگفتاری: اکثر اوقات ارتباطات گفتاری با ارتباطات غیرگفتاری همراه است. در صورتی که طرفین ارتباط توافق کامل با یکدیگر داشته باشند به گونه‌ای رفتار می‌کنند که رفتار یکدیگر را تقویت می‌کنند ولی هنگامی که ارتباطات غیرگفتاری با پیام‌ها سازگار نیست، دریافت کننده پیام دچار سردرگمی می‌شود و نمی‌داند پیام واقعی چیست (رابینز، ۲۰۰۵).

۲-۲-۱-۹- مهارت و شایستگی مورد نیاز برای ایجاد پیام‌های باکیفیت:

هر پیامی با توجه به طبیعت و شرایط آن تأثیر متفاوتی بر مخاطب ایجاد می کند. ‌بنابرین‏ پیام باید دارای کیفیت لازم باشد بدین گونه که:

- تمامیت، اعتبار و صحت پیام باید کامل و جامع باشد.

- پیام باید حاوی اطلاعات مفید و مورد نیاز مخاطبین باشد.

- پیام باید نتایج و گرایش مطلب در خود داشته باشد. به عبارتی این مطلب از کجا شروع و به کجا ختم می شود.

- مهارت لازم در نحوه ارائه پیام و ظرافت خاص ارائه آن بسیار مهم است.

- متناسب بودن پیام با جو حاکم و سادگی به تأثیر آن می افزاید.

هر پیامی باید شامل پنج اطلاعات باشد (چه زمانی، کجا، با چه شخصی، چرا، چه چیزی) (شایان جهرمی و همکاران، ۱۳۸۸).

۲-۲-۱-۱۰- ویژگی‌های ارتباطات سازمانی

ارتباطات سازمانی به عنوان یکی از حوزه های تخصصی ارتباطات کلامی یا گفتاری^[۱۳۲] از مباحث مهم مدیریت به‌شمار می‌رود و ویژگی‌های خاصی دارد، که موارد زیر از آن جمله‌اند:

1. 1. حدود و مرزهای ارتباط سازمانی برخلاف حوزه وسیع‌تر ارتباط میان‌فردی، با وضوح بیشتری معین بوده و نفوذ ناپذیری کمتری دارد.
1. 1. یکی از مشخصه‌ های ارتباط سازمانی باز تولید پیام‌هاست. در این نوع بازتولید، پیام‌ها از شخصی به شخص دیگر و مجدداً از آن شخص دیگر و الی آخر انتقال می‌یابد.
1. در این‌گونه از ارتباط از اشکال مختلفی نظیر یادداشت، کارت‌های سوراخ‌دار و … استفاده می‌شود؛ اما باید دانست شکل اصلی انتقال در ارتباط سازمانی، ارتباط شفاهی است و سایر اشکال نسبت به ارتباطات رو در رو، نقش معین، کمکی یا جانشین دارند (بلیک، رد و هارولدسون^[۱۳۳]، ۱۳۷۸).

تفاوت ارتباط سازمانی با انواع دیگر ارتباط را می توان چنین بیان نمود:

1. ارتباط سازمانی وظیفه‌مدار است. سازمان‌ها مجموعه های هدف‌مدار هستند که فعالیت‌های آن‌ ها در جهت تحقق اهداف فردی و سازمانی هماهنگ شده‌اند.

1. روابط سازمانی متأثر از ساختار سازمانی است. الگوهای هماهنگی رفتار در سازمان‌ها موجب ایجاد ساختار‌ها می‌شود. این ساختار سازمانی که موجب شده سازمان‌ها به عنوان سیستم‌های ساختارمند شناخته شوند، بر ارتباط سازمانی اثر گذاشته و می‌تواند مانع یا موجب تسهیل آن گردد.

ارتباط سازمانی هم در مرزهای سازمانی و هم فراتر از آن اتفاق می‌افتد و در واقع نوعی کارکرد فرامرزی هم دارد (میلر[۱۳۴]، ۱۳۷۷).

۲-۲-۱-۱۱- تجزیه و تحلیل ارتباطات سازمانی:

تجزیه و تحلیل ارتباطات سازمانی، گزارشی عینی ‌در مورد ارتباطات داخلی سازمان است و موجب اصلاح و بهبود روش سازمان در رابطه با چگونگی کسب اطلاعات ضروری برای عملکردهای سازمان می شود. با توجه به اهمیت سیستم ارتباطات داخلی در موفقیت سازمان، لازم است هرسازمانی هرچندوقت یکبار سیستم ارتباطات داخلی خود را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهد و با توجه به تحولات محیط، محتوی و چگونگی ارتباطات فردی را مورد سنجش قرار داده و صحت و کارایی آن را ارزیابی نماید (طبیبی، ۱۳۸۱).

۲-۲-۱-۱۲- انتخاب مسیر یا کانال ارتباطی مناسب:

برای انتقال موفقیت آمیز پیام، باید کانال ارتباطی مناسبی را انتخاب نمود (همیلتون، ۲۰۱۱). در انتخاب کانال مناسب عوامل زیر اهمیت دارند:

- 1. 1. اهمیت پیام: پیام‌های مهم غالبا نیازمند ارتباطات چهره به چهره می‌باشند. رابرت هلر^[۱۳۵](۱۹۹۸) می نویسد: «در صورتی که به جای ارتباطات چهره به چهره از تکنولوژی استفاده می کنید؛ تنها پیام‌های ضروری را ارسال کنید، سعی کنید پیامها کوتاه باشد، و از تأخیر در پاسخ خودداری کنید.»
  1. 1. توجه به توانایی‌های مورد نیاز گیرنده: برخی از افراد در تماسهای تلفنی و نامه نگاری توانمندترند و برخی دیگر در ارتباطات چهره به چهره.
  1. 1. میزان و سرعت بازخورد مورد نیاز: پیام‌های پیچیده و پیامهایی که نیازمند بازخورد فوری می‌باشند، برای ارتباطات چهره به چهره مناسب ترند. به خاطر داشته باشید، اگرچه ایمیل امکان بازخورد سریع را فراهم می کند، اما امکان سوءتعبیر را نیز بالا می‌برد.
  1. 1. لزوم ثبت دائم: دستورالعملهای کتبی، یادداشتها و ایمیل می‌تواند جهت اصلاح و ثبت مباحث و گفته ها مورد استفاده قرار گیرد.
  1. 1. هزینه کانال: در دنیای کسب و کار زمان و انرژی به عنوان هزینه شناخته می‌شوند. به عنوان مثال تماسهای تلفنی از راه دور، بیشتر از فکس و ایمیل هزینه در بردارند و جمع کردن تمام کارمندان در یک مکان خاص برای جلسات چهره به چهره هزینه بسیار بیشتری را ایجاد می‌کند.
  1. مقدار رسمیت مطلوب: اگرچه ارتباطات چهره به چهره می‌تواند کاملا رسمی باشد اما به طور معمول رسمیت آن کمتر از نامه های اداری و یادداشتها، و بیشتر از امیل می‌باشد (همیلتون، ۲۰۱۱).

۲-۲-۱-۱۳- انواع ارتباطات

۲-۲-۱-۱۳-۱- ارتباطات کلامی و غیرکلامی:

انسان‌ها در تلاش برای برقراری ارتباط، از دو نظام عمده نمادهای کلامی و غیرکلامی استفاده می‌کنند (دانکه و کلترباک، ۱۹۹۰). ارتباط کلامی، از واژه یا کلمه سود می‌برد(سرمد، ۱۳۸۲) و شامل نوشتار (ارتباط کتبی) و یا گفتار (ارتباط شفاهی) است (هوی و میسکل، ۲۰۰۵).

ارتباطات کتبی: شامل انواع روابطی است که به طریق نوشتاری رد و بدل می‌گردد. مزایای ارتباطات کتبی عبارتند از:

1. 1. به فرستنده پیام کمک می‌کند، پیام را قبل از ارسال، به دقت بررسی و مطالعه کند.
1. 1. حضور فرستنده برای برقراری ارتباط ضرورت ندارد و در وقت و هزینه صرفه جویی می شود.
1. می توان از پیام کتبی به عنوان سند استفاده نمود(سرمد،۱۳۸۲).