نقش مثبت ‌فرآیندگرایی نیز در بهبود فرآیندها، سازمان ها و عملکردهای آن ها در این است که بتواند ضمن درک این همبستگی و پیوستگی، اثر دگرگونی در هر یک از فرآیندها و اجزای آن را به عنوان یک متغیر مستقل در سایر فرآیندها و متغیرها ارزیابی کند و در سایه این درک و ارزیابی، بهترین طراحی و ترکیب را برای فرآیندها و نظام های به هم مرتبط برگزیند و انعطاف پذیری و ابتکار عمل سازمان را در قبال تغییرات غیرقابل پیش‌بینی محیط حفظ کرده و یا ارتقاء بخشد و تغییرات را تحت کنترل قرار دهد.

– بهبود مداوم

تمایل به بهبود مداوم و ارتقای در همه جوانب و اقدام به تحقق آن، یکی از گرایش ها و نمودهای برجسته جامعه ها و سازمان های اقتصادی – اجتماعی در همه زمان ها بوده است.

در استانداردهای سری ISO 9000 نیز «بهبود مداوم» یکی از اصول مدیریت کیفیت را تشکیل می‌دهد. دو روش اساسی، به شرح زیر برای اقدام به بهبود مداوم وجود دارد.

الف – پروژه های فرانگر و کلان که یا به تجدید نظر و بهبود در فرآیندهای موجود منجر می‌گردد و یا فرآیندهای جدیدی را با خود به همراه می آورد و این امر معمولا توسط تیم های متشکل از اعضای واحدهای مختلف و خارج از روند جاری فعالیت ها انجام می‌گیرد.

ب- فعالیت های بهبود تدریجی از طریق گام های کوچک، که در داخل فرآیندهای موجود و توسط خود کارکنان انجام می‌گیرد

بهبود مداوم در هر یک از روش های فوق ، باید حاوی این موارد باشد

• • دلیل بهبود

• • وضعیت جاری

• • تجزیه و تحلیل

• • شناسایی راه حل های ممکن

• • ارزیابی اثرات

• • اجرا و استانداردسازی راه حل جدید

• ارزیابی اثربخشی و کارایی فرایند با اقدام تکمیلی بهبود

– رویکرد واقع بینانه در تصمیم گیری

برای تصمیم گیری مبتنی بر واقعیات وجود داده های اندازه گیری بسیار حائز اهمیت است. لذا برای اطمینان از عملکرد سازمان و جلب رضایت طرف های ذینفع، مدیریت ارشد باید از اندازه گیری،جمع‌ آوری داده ها و صحه گذاری بر آن ها اطمینان حاصل کند.

نمونه هایی از اندازه گیری عملکرد فرآیندهای سازمان عبارتند از

• • اندازه گیری و ارزیابی محصولات و خدمات سازمان

• • اندازه گیری و ارزیابی قابلیت فرآیندها

• • اندازه گیری میزان دستیابی به اهداف و اجرای پروژه ها

• اندازه گیری و ارزیابی رضایت مشتری و سایر طرف های ذینفع

– ارتباط متقابل سودمند با تأمین کننده

خشنود کردن مصرف کننده ی نهایی هدف مشترک سازمان ها و تأمین کنندگان است. ‌بنابرین‏ هر چه کیفیت کار تأمین کننده بالاتر باشد قادر به حفظ بهتر و طولانی تر موقعیت خود بوده و کیفیت سازمان نیز، با افزایش کیفیت تأمین کننده بهتر می شود.

از آنجا که سازمان و تأمین کننده هر دو منابع محدودی در اختیار دارند، برای کسب بیشترین سود و بازگشت سرمایه، باید با هم مشارکت کنند. شراکت، تعهدی بلندمدت بین دو یا چند سازمان به منظور دستیابی به آرمان ها و اهداف تجاری ویژه از راه بهینه سازی اثربخشی منابع هر کدام از آن ها است.

این رابطه بر پایه اعتماد، تلاش در جهت آرمان ها و اهداف مشترک و فهم ارزش ها و توقعات یکدیگر است و منافعی مانند کیفیت بهتر، کارایی بیشتر، قیمت کمتر، فرصت نوآوری بیشتر و بهبود مستمر محصولات و خدمات را به دنبال دارد. شراکت یک رابطه چند جانبه ای است که به آموزش مداوم برای دستیابی به بهبود مستمر و افزایش سودمند نیاز دارد.

با بهره گرفتن از سیستم مدیریت کیفیت، شما واجد قابلیت پیش‌بینی در فعالیت های داخلی و دارای توانایی در برآوردن نیازمندی های مشتری خواهید بود. سیستم مدیریت کیفیت اثربخش، شما را در توسعه رضایت مشتری یاری خواهد نمود.

مدیریت کیفیت، تلاش یک سازمان در ایجاد اطمینان از برآورده شدن نیازمندی های مشتری در روش های اجرایی سازمان می‌باشد. حرکت از فرآیندهای تک منظوره شما را در برخورداری از دید جامعی که مدیریت، اندازه گیری و بهبود فرایند های داخلی را ساده تر می کند، برخوردار خواهد نمود. این قدم اول در سفر به بهبود مستمر کسب و کار می‌باشد.

روش استقرار نظام ایزو

اجرای نظام ISO به معنی طرحریزی یک سیستم تضمین کیفیت و استقرار آن ‌بر اساس خواسته های استاندارد مذکور،‌ به تأیید رساندن آن توسط یکی از مؤسسات مجاز ممیزی و سرانجام صدور گواهینامه ISO/TS 16949 برای مدت معین است.

گام‌های استقرار نظام ISO در نمودار ۲-۲ آمده است.

تعمیم و مأموریت

طرح ریزی پروژه

ارزیابی مقدماتی

طراحی نظام و مستندات

مستند سازی

استقرار سیستم

ممیزی برای گواهینامه

بازاریابی

ایجاد ارتباط و انتخاب

ممیزین خارجی

انتخاب و آموزش

ممیزین داخلی

نمودار ۲-۱- روش استقرار نظام ایزو ۹۰۰۰

(آلبریش و سینگل – ۱۳۷۵)

تصمیم و مأموریت‌

لااقل مدیران رده بالای شرکت باید به اهمیت و ارزش اجرای آن پی برده و آن را باور داشته و به میزان کاری که برای اجرای آن باید انجام شود وقوف کامل داشته باشند. تصمیم و تعهد نیروهای رهبری شرکت برای اجرای ISO 9000 به تنهایی کافی نیست، بلکه باید تمامی همکاران شرکت به نوعی متعهد، مکلف و موظف به انجام این کار باشند و امتیازات حاصل از ایزو را درک کنند.

خط مشی کیفیت

پل ارتباطی میان نیروهای رهبری و سایر همکاران از طریق اعلامیه خط مشی کیفیت که به طور رسمی اعلام می شود برقرار می‌گردد. خط مشی کیفیت بر ضرورت مشارکت تمامی همکاران در سیستم تضمین کیفیت تأکید می‌کند. خط مشی کیفیت باید توسط مدیریت تدوین شود و به صورت رسمی اعلام شود.

انتخاب استاندارد

علاوه بر تعیین خط مشی ، مدیریت شرکت باید ‌در مورد نوع استاندارد مناسب برای شرکت نیز تصمیم گیری نماید..

انتخاب محدوده

سوال دیگر این است که آیا باید ISO را برای همه بخش‌ها، قسمتها و زیرمجموعه های شرکت به طور همزمان اجرا کرد یا اینکه می توان ابتدا آن را به صورت پیلوت (pilot) در یکی از قسمتهای شرکت به اجرا درآورد.

طرح ریزی نظام ایزو

باید فرایند عمیات و آماده سازی شرکت برای دریافت گواهینامه دریک نظام مشخص، تعریف و متمرکز شود. مهمترین بخش در این قسمت انتخاب مدیر و مسوول اجرای پروژه است، زیرا همه چیز بستگی به انتخاب درست مدیر پروژه و همکاران وی دارد. در این مرحله باید زمان و هزینه ها معلوم گردد.

تجزیه و تحلیل شرکت

منظور از تجزیه و تحلیل این است که با نگرشی متفاوت از گذشته، وضعیت موجود شرکت از ابعاد مختلف بررسی و تجزیه و تحلیل گردد که این ابزاری است برای شناخت شیوه مناسب برنامه ریزی پیشبرد کار و برقراری ارتباط بین اجزای مختلف برنامه.

ارزشیابی مقدماتی