فصل دوم
ادبیات تحقیق
۲-۱-مبانی نظری تحقیق
۲-۱-۱-ارتباطات (مهارت های ارتباطی) و چارچوب مفهومی آن [۱]
ارتباطــات مؤثر بین اجزای گوناگون یک سازمان از عناصر کلیدی موفقیت مدیران است . بارنارد[۲]۲ می‌گوید : فراهم آوردن یک سیستم ارتباطی ، یکی از سه وظیفه اصلی اجرایی مهم برای بقای یک سازمان است . بنیس و نانسن[۳]۳ اظهار داشتند که فراهم آوردن معنا از طریق ارتباطات، یکی از چهار راهبرد مهم رهبری است. ارتباط مؤثر با افراد و درک انگیزه های آنان باعث توفیق مدیریت در انجام وظیفه رهبری ، هدایت ، و غیره خواهد شد . ارتباط صحیح تنها راهی است که افراد مختلف می‌توانند به درک متقابل برسند . هر مدیری در سازمان باید بتواند از طریق نوشته ها ،گفته ها و سخنرانی هایش مطالب را به درستی و روشنی برای افراد خود مطرح کند تا بتواند در امر برقراری ارتباط مؤثر موفقیت کسب کند . ارتباط که عبارت است از: ((تبادل اطلاعات و انتقال معنی )) مدیران را قادر می‌سازد با افراد سازمان خود به تفاهم برسند . ارتباط مکانیسمی است که روابط انسانی بر اساس آن به وجود می‌آید و تمام مظاهر فکری و وسایل انتقال و حفظ آن ها در زمان و مکان بر پایه آن توسعه پیدامی کند . ارتباط عبارت است از : (( انتقال اطلاعات با وسایل ارتباطی گوناگون از یک نقطه ، یک شخص با یک دستگاه به دیگری )) ( نسل لانگلی و مشل شین ، ۱۹۸۶ ، به نقل از مشبکی ، ۱۳۸۰) . چنانچه ارتباط به صورت صحیح انجام نشود، باعث ایجاد نابسامانی در سازمان خواهد شد . بنابرین ریشه مشکلات فردی ، سازمانی و اجتماعی را می توان در کمبود ارتباطات مؤثر و سوء تعبیرها و تفسیرهای ارتباط جستجو کرد . پس می توان گفت که برقراری ارتبـاط صحیح به دلایل متعددی برای مدیران ضروری است که از آن جمله : هماهنگ کردن و تنظیم وقت خود ، انجام وظایف برنامه ریزی ، سازماندهی ، هدایت ، رهبری و کنترل سازمان به نحوه ی مؤثر.
سازمان در واقع نمونه ای است از شبکه ارتباطات؛ زیرا، بین اجزاء مختلف و پراکنده آن از طریق ارتباطات همبستگی و پیوند برقرار می شود . به عبارت دیگر ، در صورت فقدان سیستم ارتباطات ، سازمان مجموعه ای از عناصر و اجزاء پراکنده و منفرد تلقی می شود که بین آن ها هیچ گونه همبستگی و پیوند برای نیل به اهداف معین وجود نخواهد داشت ( اقتداری ، ۱۳۷۰ ) . مدیران باید بدانند که ارتباطات یک جانبه ارتباط مؤثری نیست . آن ها باید تلاش کنند ارتباطات خود را توام با بازتاب نمایند و در این راستا باید تلاش کنند که ارتباطات آن ها با افراد داخل و بیرون سازمان به صورت ارتباط دو طرفه باشد .
مدیران باید مهارت ارتباطی خود را در مورد ارتباطات رو به بالا، ارتباط افقی ، ارتباطات رو به پائین و سایر انواع ارتباطات تقویت کنند .
سازمان های امروزی نیاز به ارتباطات مناسب با مردم را درک کرده‌اند؛ ولی آنچه هنوز باقی مانده است، عدم درک و آگاهی نسبت به چگونگی و چیستی ارتباطات و همچنین نقشی است که ارتباطات در درون یک سازمان ایفا می‌کند ( کوریک[۴] ، ۱۹۹۵) . از این روست که لزوم بهبود مهارت‌های ارتباطی مورد نیاز مدیران ضرورتی انکار ناپذیر است .
مهارت و فن رفتار با کارکنان (مهارت ارتباطی) یکی از مهارت‌های ارزنده و مفیدی است که هر مدیری در هر مقام و مرتبه ای که باشد، جهت اعتلای فردی و سازمانی باید در جهت و تسلط بر آن از هیچ کوششی فروگذار نکند. بر اساس گزارش مجتمع مدیریت امریکا، اکثریت قریب به اتفاق دویست مدیری که در یک تحقیق شرکت کرده بودند، عقیده داشتند که مهمترین مهارت یک مدیر، توانایی او در رفتار و (نحوه رابطه) با کارکنان است. مدیران برای این مهارت درجـه والاتری از فراست، قاطعیت دانش و مـهارتهای شـغلی قائل شده اند (مشبکی، ۱۳۸۰)
دانشگاه، به عنوان یک سازمان اجتماعی برای عملکرد مطلوب ، بر همکاری نزدیک بین تمامی کارکنان خود با سوابق تحصیلی و اجتماعی متفاوت نیاز دارد . وجود ارتباطات منطقی و درست بین کارکنان یکی از نیازهایی است که باید مدیران در تمام سطوح از آن آگاه بوده و در جهت بالا بردن کیفیت کارایی هر چه بیشتر کارکنان از آن بهره ببرند . از طریق ارتباط صحیح و پویا میتوان اداره امور را به نحو صحیح و مطلوب انجام داد و بر هدف های سازمان دست یافت ( پرهیزکار ، ۱۳۶۸ ) .
واژه ارتباط ( Communication) از ریشه لاتین ( Communis ) به معنای اشتراک گرفته شده است . این کلمه در زبان فارسی به صورت مصدر عربی باب افتعال به کار می رود؛ که در لغت به معنای پیوند دادن و ربط دادن و به صورت اسم مصدر به معنای بستگی ، پیوند ، پیوستگی و رابطه کاربرد دارد .
ارسطو، فیلسوف یونانی، شاید اولین دانشمندی باشد که ۲۳۰۰ سال پیش، نخستین بار در زمینه ارتباط سخن گفت. او در تعریف ارتباط می نویسد: «ارتباط عبارت است از جست و جو برای دست یافتن به کلیه وسایل و امکانات موجود برای ترغیب و اقناع دیگران» (مشبکی، ۱۳۸۰).
فرهنگ وبستر در تعریف لغت ارتباط آورده است (( ارتباط عبارت است از عمل انتقال ، اظهار ، بیان و گفتگو بین یک فرد با فرد دیگر ( همان منبع، ص ۳۷۸ ) .
ارتباطات عبارت است از : ( انتقال مفاهیم ، اطلاعات و معانی و احساس ها بین افراد در سازمان ، با واسطه یا بدون واسطه ) ( حقیقی ، ۱۳۸۰ ) .
ارتباط عبارت است از: «فرایند انتقال ارتباط ، احساس ها ، حافـظه ها و فکرها در میان مردم» (اسمیت [۵]۱، ۱۹۸۸، به نقل از مهربان، ۱۳۷۹ ) .
ارتباطات عبارت است از: انتقال و تبادل اطلاعات ، معانی و مفاهیم و احساس ها بین افراد در سازمان با واسطه یا بی واسطه ( الوانی ، ۱۳۶۹ ) .
ارتباطات؛ یعنی، برقراری مناسبات بین دو طرف، از طریق حس ادراک توسط یک فرد و ایجاد سرعت انتقال ، درک و جوابگوئی در طرف دیگر )) ( میر سپاسی ، ۱۳۶۹ ) .
ارتباطات عبارت است از مبادله (( اطلاعات و انتقال مفاهیم )) که به صورت شفاهی ، کتبی ، یک طرفه و یا دو طرفه صورت می‌گیرد ( شعاع ، ۱۳۷۷ ).
در رابطه با ارتباطات در سازمان، سه سؤال اساسی وجود دارد :
-
- اصل موضوع مورد ارتباط چیست ؟
-
- ارتباط با چه کسی برقرار می شود ؟
- ارتباط چگونه اتفاق می افتد ؟
ارتباط می‌تواند با تعداد زیادی از شنوندگان، در محل کار فقط با یک نفر یا همکار قدیمی یا یک بخــش بزرگتر ، با تمام سازمان ، با خریداران و اربابان رجوع ، با تمام اجتماع ، با سیاست مداران ، با انسان های معروف و یا با آن سوی دریاها برقرار شود. مفاد یا محــتوای ارتباط می‌تواند متفـاوت باشد؛ مانند گفتگوی دوســـتانه و غیر رســمی و یا جلــسات رسمی .ارتباط می‌تواند در همه جا به صورت های زیر برقرار شود (ویت من [۶]۱ ، ۱۹۹۶ ).
۱- رسمی – غیر رسمی
۲- کلامی – غیر کلامی
۳- نوشتاری – الکترونیک – رودر رو
امر مشترک بین تمام انواع ارتباطات این است، که ارتباط زمانی برقرار می شود که شنونده، پیغام فرستاده شده را دریافت کند و این کافی نیست که فرستنده فقط پیغام را بفرستد .
۲-۱-۲-هدف و اهمیت ارتباطات [۷]۲
