نظام بودجه ریزی طرح وبرنامه پوششی در جهت نهادینهکردن تجزیه و تحلیل در فرایند بودجه ریزی سازمانی است از اینرو این نظام به معنای تجزیه و تحلیل و یا شکلی از آن نیست. این نظام، کاربرد تجزیه و تحلیل مطلوبیت نهایی، مطالعه هزینه – فایده، تجزیه و تحلیل سودمندی هزینه، تجزیه و تحلیل حساسیت، ماتریس نتیجه نهایی، ارزش فعلی و دیگر فنون را مورد تأکید قرار می دهند با بهره گرفتن از ساز و کارهای متعدد، نظام بودجه ریزی طرح و برنامه به عمل در می آید. تجزیه و تحلیلها به خصوص در ابتدای مرحله گردش بودجه مورد تأکید قرار می‌گیرد طبقه بندی برنامه های سازمان که ( ساختار برنامه ) نامیده میشوند، برای تسهیل مقایسه تحلیلی مورد نیازند. با بهره گرفتن از نظام P.P.B.S می‌توان برنامه ریزی، طرحریزی، بودجه ریزی، اطلاعات مدیریت، کنترل مدیریت و ارزشیابی برنامهای را به هم مرتبط ساخت و در عین حال نسبت به تجزیه و تحلیل نظاممند هر یک از عناصر تأکید کرد در این نظام بیش از آنکه بودجه ریزی داده ها مطرح باشد، بودجه ریزی ستاده ها مطرح است.
محور اصلی بحث در این نظام عبارت است از هدفها و نتایج نهایی و امکان نیل به این هدفها از طریق عملیات مختلف و مقایسه این عملیات و انتخاب بهترین و ارزانترین و سریع ترین و مناسبترین آن ها. نکته مهم این است که این مجموعه را باید یک نظام تلقی نمود نه روش و فن خاص نظامی که شامل مبانی تصمیم گیری مناسب و معقول در مرحله سیاستسازی و اعلام خط مشی طراحی برنامه های اجرایی و تخصیص منابع محدود میان نیازهای نامحدود بوده، برقراری ارتباط مداوم بین این عوامل را میسر میسازد .به این ترتیب هر یک از اجزای نظام از لحاظ نیل به هدفهای تعیین شده در ارتباط با جزء دیگر نقشی دارد. استفاده از منابع دولتی برای نیل به هدفهای عمومی همچنین امکان تعیین هدفها، تشخیص اولویتها، برنامه های لازم برای اجرای هدفها انتخاب مطلوبترین روش و بالاخره اندازه گیری روش از مزایای این روش محسوب میشوند. در این نظام هر سال که قسمتی از طرح بلند مدت اجرا می شود امکانات و موانع پیش بینی شده روشنتر میگردد و در صورت نیاز، تجدید نظر در طرحهای بلند مدت و اصلاحات و تعدیلهای لازم به عمل می آید (فخاریان،۱۳۸۴).
۲-۱۵-۶- بودجه بندی بر مبنای صفر ([۱۱]ZBB )
مدل ریاضی معروف دیگر، مدل بودجه ریزی بر مبنای صفراست. در این روش مدیر باید هر واحد تصمیمی را به عنوان یک بسته تصمیم تشریح نماید. هر سطح از یک بسته تصمیم باید شامل شرح کاملی ازفعالیت ها، منابع مورد نیاز، اهداف کوتاه مدت و اثر فعالیت پیشنهادی بر اهداف اصلی باشد. در وضعیتی که بستههای تصمیم ایجاد می شوند، باید به منظور اولویت بندی، رتبه بندی و بازنگری شود. رتبه بندی بستههای تصمیم در قالب اولویتها به مدیران اجازه میدهد که در هر سطح سازمان آن دسته از آرمانها و اهداف را که مهم هستند شناسایی کند. این رتبه بندی همچنین تخصیص بهینه منابع محدود را به اهداف مهم فراهم می‌آورد. از آنجا که بستههای تصمیم از تمامی برنامه ها یا فعالیتهای جمع آوری شده و رتبه بندی شده به دست می آید، بنابرین تفصیل مواد بودجه را نیز فراهم می‌آورد.
مدل ریاضیZBB سه دسته محدودیت آرمانی اساسی دارد. دسته اول برنامه یا فعالیتهای دستیابی به هدف. دسته دوم هدف رسیدن به حداقل بسته تصمیم و دسته سوم آرمان سقف بودجه. تابع هدف مسئله بودجه ریزی بر مبنای صفر، شامل اهداف متعدد اقتصادی، اجتماعی و سیاسی است .اولویت آرمانها در بستههای تصمیم ایجاد کننده یک تابع هدف در مسئله هستند ZBBکه نشان دهنده حداقل کردن متغیرهای انحرافی نامناسب است.
همچنین در مدل جامع برای بودجه ریزی در کوتاه مدت و بلندمدت، چارنز، کوپر و میلر ازمدل برنامه ریزی خطی برای برنامه ریزی نقدینگی و تعاملش با تولید استفاده کرده اند. بیکر و دامون نیز از مدلهای مختلف برنامه ریزی خطی برای فرمولهکردن چنین مسائلی استفاده کرده اند. ساکلین و کرنبلوث همچنین برنامه ریزیخطی را برای بودجه ریزی مالی کوتاه مدت مدنظر قرار داده اند. دامون و اسکرم نیز یک مدل غیرخطی را که شامل متغیرهای تولید، مالی و بازاریابی است توسعه داده اند.
یکی از جامعترین مدلهایی که توسط بورتن و همکاران برای برنامه ریزی کوتاه مدت و بلندمدت ارائه شده، به بودجه به عنوان یک منبع در کنار مواد و تجهیزات توجه دارد. بهعلاوه این مدل تلاش دارد که در بودجه ریزی، افق زمانی را به بیش از یکسال بکشاند، در حالی که سایر مدلهای گفته شده در بالا بیشتر تأکید بر برنامه ریزی و بودجه ریزی درکوتاه مدت داشتند.
بودجه ریزی بر مبنای صفر نوع پیشرفته سیستمP.P.B.S است که تمام عوامل اجرایی )برنامه ها، فعالیتها) درحین عملکرد اطلاعرسانی برای بودجه یکسال بر مبنای صفر دوباره بازنویسی میشوند و برطبق این سیستم بودجه به سادگی بر مبنای رضایت از بودجه های سال قبل پایهریزی می شود. در این سیستم تمام قسمت های یک سازمان با بودجه صفر شروع به کار می‌کنند و بایست نسبت به آن اصل کسب رضایت کنند (مکی، ۲۰۰۳(.
بودجه ریزی بر مبنای صفر توجیه مجدد هر فعالیت از مبنای صفر است و برای هر فعالیت یا برنامه باید توجیه وجود داشته باشد که آیا لازم است یا نه؟ با چنین بودجهای هر ریالی که مصرف می شود باید توجیه منطقی وجود داشته باشد. در ظاهر بودجه ریزی بر مبنای صفر باعث می شود که بتوان اولویتهای بودجه را به شیوهای بهتر تعیین کرد و کارایی سازمان را بالا برد، ولی واقعیت این است که چنین کاری باعث می شود تا مقدار بیشتری کارهای دفتری انجام شود و احتمالاً روحیه افراد و مدیرانی که باید اقلام هزینه های پیشنهادی را به همراه دلایل موجه ارائه نمایند، تضعیف گردد (فرج وند، ۱۳۸۱ ).
بودجهبندی بر مبنای صفر سعی دارد که این نقیصه را بر طرف کند ZBB تعدیل مجدد هر فعالیت از مبنای صفر است و برای هر فعالیت و یا برنامه باید توجیه وجود داشته باشد که آیا لازم است یا نه ؟ در بودجه بر مبنای صفر هزینه ها به جای اینکه بر مبنای سطح جاری محاسبه شوند از صفر شروع می شود. با چنین بودجهای برای هر ریالی که مصرف می شود باید توجیه منطقی وجود داشته باشد. در بودجهبندی بر مبنای صفر، تحلیلگر بودجه طبعاً اطلاعاتی راجع به سطوح هزینه های گذشته و کارهای انجام شده درخواست خواهد نمود اما این داده ها مبنای کار او نخواهد بود و آن ها را در این مورد نادیده خواهدگرفت.
بودجهبندی بر مبنای صفر در مقایسه با بودجه سنتی دارای مزایایی به شرح ذیل است:
