چنانچه نسبت به تمام یا قسمتی از ملکی دو بار سند مالکیت صادر شود سند مالکیت مؤخر صدور را که نسبت به تمام یا قسمتی از ملک صادر شده سند معارض گویند بدیهی است سند مالکیت مقدم الصدور نیز تا زمانی که به موجب حکم قطعی نهایی دادگاه باطل نشده معتبر است و سند مالکیت مؤخر الصدور نیز تا زمانی که حکم قطعی نهائی دادگاه به صحت آن صادر نشده نسبت به میزان و مورد تعارض سند معارض تلقی می شود.(بند۱ از ماده ۳ لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض)
ادارات ثبت مکلفند به محض اطلاع از صدور اسناد مالکیت معارض که از دادگاه صادر می شوداعم از اینکه نسبت به اصل یا حدود یا حقوق ارتفاقی باشد فوراً وفق مقررات به موضوع رسیدگی نمایند.[۴۴]
ولی صاحبان اسناد مالکیت معارض نیز می‌توانند بعد از اطلاع از موضوع تعارض جهت تعیین تکلیف به اداره ثبت محلی که ملک در حوزه آن واقع است مراجعه نمایند که در این صورت به شرح زیر عمل می شود. بعداز قبول تقاضای اعلام کننده تعارض، مسئول اداره دستور ثبت آن را در دفتر اندیکاتور می‌دهد و وقت مراجعه بعدی متقاضی را برای معاینه محل تعیین و به او اعلام می کند. سپس تقاضا در دفتر اندیکاتور توسط متصدی دفتر ثبت می شود و جهت ضبط در پرونده تا روز مراجعه متقاضی به بایگانی ارسال می شود. بعد از مراجعه متقاضی در روز تعیین شده پرونده را بایگانی جهت تعیین نماینده و نقشه بردار نزد رئیس اداره ارسال می‌دارد. رئیس ثبت با توجه به دفتر تعیین اوقات نماینده و نقشه بردار را جهت عزیمت به محل و اقدام تعیین می کند. سپس نماینده و نقشه بردار همراه متقاضی به محل وقوع ملک عزیمت می نمایند و بعد از حضور در محل متقاضی ملک را معرفی و نماینده حدود آن را با حدود مجاورین و ملک مورد دعوی کنترل و با حدود مندرج در پرونده ثبتی و اسناد مالکیت مجاورین و مورد دعوی مقایسه نموده و نقشه بردار نیز نقشه وضع موجود پلاک‌های مورد رسیدگی و دعوی را برداشت و نقشه ای که نمودار حدود و موقعیت پلاک‌های مورد رسیدگی و دعوی باشد بنحوی که میزان تعارض در آن با رنگ خاصی مشخص شود ترسیم و نماینده بر اساس مشاهدات و بررسی به عمل آمده و نیز نقشه ترسیمی نقشه بردار صورتجلسه لازم را تهیه می کند. در این صورتجلسه که باید در مقدمه آن جریان ثبتی پلاک‌های مورد دعوی به طور مشروح نوشته شود چگونگی وقع تعرض و علت و میزان آن و تاریخ صدور اسناد مالکیت مقدم و مؤخر به وسیله نماینده مشخص گردد. آنگاه نماینده صورت جلسه تنظیمی و نقشه ترسیمی را همراه با گزارش عملکرد خود به ضمیمه پرونده ثبتی مربوطه به استحضار رئیس اداره می رساند رئیس ثبت گزارش نماینده و صورتجلسه ترسیمی را ملاحظه و بررسی و مندرجات آن را با سوابق موجود در پرونده ثبتی تطبیق و مقایسه می کند و بعد از حصول اطمینان از تعارض ضمن اظهار نظر صریح مبنی بر وقوع تعارض دستور صدور بخشنامه به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه و تهیه گزارش به ثبت منطقه را صادر می کند.(ماده ۱ آئین نامه اجرائی اسناد مالکیت معارض) سپس پرونده جهت اجرای دستورات رئیس ثبت نزد نماینده اقدام برگشت می شود.
در بخشنامه یاد شده که خطاب به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه ثبت محل نوشته می شود بایستی ضمن اشاره به وقوع تعارض و صدور اسناد مالکیت معارض نسبت به ملک مورد نظر مشخصات کامل ملک و صاحبان اسناد معارض در آن قید شود و دفاتر اسناد رسمی را به رعایت مواد۴ و ۵ قانون اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض توجه داد. آنگاه گزارش لازم به ثبت منطقه مربوطه جهت طرح موضوع در هیات نظارت بنحوی که هیچگونه ابهامی در آن نباشد نوشته می شود.
در این گزارش بایستی جریان کامل پرونده های ثبتی مربوط و مشخصات اسناد مالکیت معارض و صاحبان آن و تاریخ صدور آن ها بصراحت قید شود و در آن به وقوع تعارض و میزان آن صریحاً اظهار نظر گردد و نقشه های ترسیمی نیز ضمیمه آن ارسال شود. بعد از امضاء بخشنامه و گزارش به ثبت منطقه به وسیله مسئول اداره و درج شماره بر آن ها توسط متصدی دفتر اندیکاتور بخشنامه و گزارش به مراجع یاد شده ارسال می‌گردد. سپس پرونده ضبط تا وصول رأی هیئت نظارت به بایگانی برگشت می شود. رأی هیئت نظارت بعد از وصول از طریق ثبت منطقه به دستور رئیس اداره ثبت دفتر اندیکاتور می شود آنگاه به استناد تبصره ذیل بند۸ ماده ۲ اصلاحی قانون ثبت بمدت ۲۰ روز برای اطلاع ذینفع وسیله متصدی امور دفتری در تابلوی اعلانات ثبت محل الصاق می‌گردد. چنانچه با انقضا مهلت یاد شده در تبصره ۵ فوق لاذکر حسب گواهی متصدی دفتر اعتراضی به رأی هیات نظارت واصل نشود اداره ثبت به دارنده سند مالکیت معارض(مؤخر الصدور ) اخطار می کند تا چنانچه نسبت به موضوع در دادگاه صالحه اقامه دعوی کرده گواهی طرح دعوی را ظرف مدت دو ماه از تاریخ رؤیت اخطار به ثبت محل ارائه و رسید اخذ نماید در این اخطار که خطاب به دارنده سند معارض(مؤخر الصدور) صادر می شود علاوه بر قید مطالب یاد شده فوق تأکید می‌گردد چنانچه ظرف مدت دو ماه گواهی طرح دعوی را ارئه ننماید و صاحب سند مقدم الصدور گواهی عدم طرح دعوی را در مدت مذبور از مراجع صالحه اخذ و تقدیم اداره ثبت نماید. ثبت محل بطلان سند مؤخر الصدور (معارض) را نسبت به مورد تعارض اعلام خواهد نمود.(بند۲ از ماده ۳ لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض)
اخطار یاد شده بعد از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن به وسیله متصدی دفتر اندیکاتور جهت ابلاغ به مخاطب به مامور مربوطه تحویل می شود و پرونده جهت ضبط تا انقضا زمان قانونی یاد شده به بایگانی ارسال می‌گردد.مامورابلاغ اخطار رویت شده را با قید گواهی و تاریخ ابلاغ بنظر رئیس اداره می رساند و او پس از حصول اطمینان از صحت ابلاغ دستور ضبط آن ها را در پرونده صادر می کند.
بعداز انقضا مهلت دو ماه مقرر در صورتی که صاحب سند معارض (مؤخر الصدور) گواهی طرح دعوی را ارائه ننموده باشد و صاحب سند مقدم الصدور گواهی عدم طرح دعوی را ارائه نماید پرونده نزد رئیس اداره ارسال می شود و اوپس از بررسی و حصول اطمینان از صحت اقدامات انجام شده و رعایت موارد قانونی مربوطه دستور ابطال سند مالکیت معرض (مؤخر الصدور ) را صادر و پرونده را برای انجام اقدامات بعدی نزد نماینده انجام عملیات ارسال می‌دارد.
نماینده حسب دستور مسئول اداره مراتب تعارض و ابطال سند مالکیت معارض را در ستون ملاحظات پیش نویس سند مالکیت معارض با اشاره به رأی هیات نظارت و انقضا مواعد قانونی قید می نمایدو بخشنامه ای را خطاب به دفاتر اسناد رسمی حوزه ثبتی تابعه مبنی بر ابطال سند مالکیت معارض در پیرو بخشنامه قبلی تهیه می‌کند سپس مراتب قید شده در پیش نویس سند مالکیت معارض و نیز بخشنامه را به امضاء مسئول اداره می رساند. بخشنامه پس از درج شماره به وسیله متصدی دفتر اندیکاتور به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می‌گردد.
آنگاه پرونده به دفتر املاک ارسال می شود و متصدی مربوطه مراتب تعارض و ابطال سند مالکیت معارض(مؤخر الصدور) را در ستون ملاحظات ثبت و صفحه مربوطه قید و به امضاء مسئول اداره می رساند و سند مالکیت معارض را در صورتی که در اختیار باشد باطل و ضمیمه پرونده می کند. سپس پرونده را جهت ضبط در ردیف مربوطه به بایگانی ارسال می‌دارد.بنابرین ابطال سندمالکیت معارض دراداره ثبت جزء احکامی است که نیازبه صدوراجراییه ندارد.
گفتار دوم:ابطال شناسنامه یا صدور شناسنامه جدید
